A. Pengertian Perbekalan Istilah perbekalan sering di sampaikan dengan istilah perabotan kantor atau perlangkapan kantor. Padahal yang dimaksud perabotan kantor antara lain meja tulis, kursi, lemari arsip, lemari besi, dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud perlengkapan kantor itu adalah semua benda yang terdapat di dalamnya dan diperlukan dalam rangka proses kegiatan kantor. Berdasarkan pengertian-pengertian di atas maka perbekalan mempunyai suatu pengertian yaitu mencakup semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas. Perabotan kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabotan kantor juga bisa diartikan sebagai macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya, meja, kursi, lemari, rak, perbekalan di dalam organisasi mempunyai beberapa tujuan, antara lainMeningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas-tugas poko organisasi Mengetahui barang peralatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga harus dimusnahkan atau yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki. B. Macam-macam perbekalan/perabotan Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan. Tanpa ada perbekalan kantor yang memadahi tak mungkin ada hasil kantor yang baik. Pada dasrnya aktivitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan-bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada. Macam-macam peralatan kantor, antara lain Mesin-mesin kantor Adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, computer, stensil, OHP, mesin foto copy kantor Adalah semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak lain di luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, kantor Yaitu semua barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gabar, lampu, vas bunga, macam-macam perbekalan yaituPerbekalan gedung, seperti ruang pimpinan, ruang guru, kamar kecil dsb. Perbekalan kantor, seperti mebelair pimpinan, mebelair karyawan dsb. Perbekalan ruang kelas, seperti meja dan kursi guru, meja dan kursi murid, penggaris, papan tulis, kapur tulis dsb. Macam-macan perbekalan di atas dapat dibedakan lebih lanjut sebagai berikutDitinjau dari sifatnya, terdiri dari dua kelompok yaitu Benda tetap misalnya tanah, gedung, dan peralatan. Benda tidak tetap misalnya kertas, tinta, kapur, dan lain-lain. Ditinjau dari segi peralatan, terdiri dari empat kelompok yaitu Benda peralatan umum, seperti untuk kelas dan kantor Benda peralatan khusus, seperti pembersih kamar mandi dan WC Benda peralatan laboratorium, seperti rak, OHP, mikroskup, dll. Benda peralatan lain, seperti buku, kendaraan, dll. Ditinjaui dari segi kegunaannya, terdiri dari empat kelompok yaitu Benda peralatan untuk kelas, seperti maja, kursi dan papan tulis. Benda peralatan untuk kantor, seperti almari, meja, kursi, telepon, mesin ketik, dan sebagainya. Ditinjau dari segi kegunaannya, terdiri dari dua kelompok Benda peralatan untuk kelas, sepertu meja,kursi, papan tulis. Benda peralatan untuk kantor, seperti almari, meja, kursi, telepon, mesin ketik dan sebagainya. Ditinjau dari segi umum ang dipakai instansi, terdiri dari Benda tahan lama, yaitu benda – benda yang dapat dipergunakan terus menerus, untuk waktu yang relativ cukup lama kurang lebih 10 tahun . Misalnya Peralatan perabot kantor, meja kursi dan lain sebagainya. Benda habis pakai, yaitu benda – benda yang apabila dipakai lekas habis. Misalna karbon, kertas, kapur tulis, sheet, tinta dan sebagainya. Dalam pengadaan macam-macam perbekalan alat-alat kantor adapun faktor yang harus diperhatikan agar perbekalan alat-alat kantor tersebut dapat dipergunakan secara baikSifat pekerjaan dan kegiatan kantor Tujuan dan kegiatan atau pekerjaan yang akan diselesaikan harus ditentukan dengan jelas dan devenitive serta diuji secara kritis, untuk menjamin bahwa jenis serta jumlah alat-alat/mesin-messin dan perabot itu esensial dengan demikian benda-benda yang tidak diperlukan dapat dihindarkan. Suatu analisa yang teliti perlu untuk keperluan ini, terutama harus ada pengetahuan cara apa yang terbaik untuk melaksanakan suatu kegiatan, sehingga dapat dipilih alat-alat/perabot yang perlu digunakan sesuai dengan macam kegiatan yang akan dilaksanakan. Analisa ini harus dilakukan sebelum pengadaan kegiatanPenyesuaian keperluan dengan situasi setempat Tiap instansi atau perusahaan mempunyai hakikat pekerjaan, situasi serta kondisi yang berbeda-beda, sehingga tiap perusahaan mempunyai keperluan alat-alat yang berbeda-beda pula. Oleh karena itu dalam menetapkan jenis dan jumlah alat-alat tersebut haruslah diadakan penelitian dengan mengingat keperluan serta disesuaikan dengan hakikat, kondisi,dan situasi masing-masin. Hal ini penting terutama untuk menentukan penting dan tidaknya menggunakan alat-alat otomatis yang mahal harganya serta biaya pemeliharaannya, dibandingkan dengan menggunakan lebih tenaga di dalam kegunaan dan biaya Hendaknya diusahakan agar kegunaan suatu alat tidak hanya untuk suatu kegiatan atau suatu macam pekerjaan, tetapi apabila perlu dipergunakan untuk beberapa jenis kegiatan. Hal ini erat hubungannya dengan masalah harga. Misalnya membeli sebuah alat yang dapat dipergunakan untuk dua macam tujuan adalah lebih murah daripada membeli dua buah alat untuk tiap-tiap keperluan. Demikian pula fleksibilitas alat-alat ini mempunyai arti untuk masa-masa berikutnya misalnya apabila ada perubahan-perubahan atau perkembangan aktivitas. Hal ini, berlaku bagi mesin-mesin maupun bagi perabot-perabot, misalnya meja-meja tulis dan kursi. Untuk suatu pekerjaan mengetik misalnya, apabila volume pekerjaan itu betul-betul banyak, maka dibutuhkan seorang khusus untuk pekerjaan itu betul-betul banyak, maka dibutuhkan seorang khusus untuk pekerjaan mengetik dan alangkah efektif dan efesiannya apabila dilengkapi dengan meja dan kursi khusus mengetikC. Pengelolaan Perbekalan Untuk menangani masalah peralatan/perbekalan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikutPengadaan, yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan. Penyimpanan, yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif pencatatan ke dalam buku barang maupun segi fisik penyimpanan barang itu sendiri. Pengeluaran/Pendistribusian, yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang. Pemeliharaan, yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan. Penghapusan, yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku. Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut ;1. Menurut Tempat Barang Ada dalam gudang/persediaan Dilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang. Contohnya barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti dalam pemakaian Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman. Contohnya komputer prosedur penggunaannya menghidupkan dan mematikan harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan Menurut Jenis Barang Barang bergerak bisa dipindahkan Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya. Contohnya mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat. Barang Tetap tidak bisa dipindahkan Digunakan secara baik dan sesuai prosedur. Contohnya lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi. 3. Menurut Kurun Waktu Rutin perawatan sehari-hari dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur. Berkala perawatan berdasarkan kurun waktu misalnya bulanan, triwulan, semester atau tahunan. Contohnya mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek kelayakannya/diperbaiki secara berkala setiap 3 bulan sekali. D. Batasan Mesin Kantor Mensin kantor adalah segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris, elektronis maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor. Yang termasuk mesin kantor diantaranya adalah computer, telepon, internet, mesin tik manual dan elektronik, dan Mesin-mesin Kantor Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga gerak, cara kerja komponen mesin dan fungsi mesin-mesin kantor .Tenaga penggerak Menurut tenaga penggerak, mesin kantor dibagi menjadi dua yaituMesin manual, adalah mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni. Mesin Listrik, adalah mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik. Cara kerja komponen mesin Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi dua yaituMesin mekanis, adalah mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada eaktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga yangdigerakkan dengan tenaga listrik. Mesin elektronik, adalah mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik. Fungsi Menurut fungsinya, mesin kantor dibagi menjadi delapan yaituMesin penghimpun data atau informasi, contohnya mesin penjilid dan stapler. Mesin pemisah, contohnya misin pembuka surat, mesin pemotong kertas, mesin pelubang kertas, mesin penghancur dokumen, asahan pensil. Mesin pencatat data atau informasi, contohnya mesin dikte, mesin tik, mesin penomor, mesin pencetak perangko, stampel, pencatat uang kas, dan microfilm. Mesin pengolah data, contohnya mesin jumlah, mesin hitung, dan computer. Mesin pengganda, contohnya mesin stensil, mesin stensil spiritus, mesin fotocopy, mesin perekam sheet, dan mesin offset. Mesin pengirim data atau informasi mesin komunikasi, contohnya telepon, telex, facsimile, modem,intercom, radio paging, teleprinter, telafoto, telecopier, dan hand Talk HT Mesin mengaman dan penyaman, contohnya pengaman data, kipas angin, air conditioner, tirai udara. Mesin pengontrol contohnya mesin presensi dan close circuit televisionCCTV Dampak Perkembangan Mesin-mesin Kantor Perkembangan mesin kantor semakin lama semakin maju dan mengarah ke efisiensi kerja. Perkembangan ini ditunjukkan dengan ditemukannnya mesin-mesin kantor yang mempunyai sifatElektronis Multifungsi Pengoperasiannya mudah dan simpel Tenaga listrik yang digunakan kecil Harga relatif murah Ukuran fisik semakin kecil Kemampuan dan kecanggihan mesin semakin tinggi Cara kerjanya otomatis Selain pengaruh terhadap efisiensi kerja, perkembangan mesin kantor juga mempunyai dampak terhadapTenaga kerja Mutu dan kualitas tenaga kerja meningkat Disiplin dan gairah kerja meningkat Beban kerja dan pikiran menjadi lebih ringan Pendapatan tenaga kerja meningkat Prosedur Kerja Semakin mudah Semakin lancar Semakin sederhana Semakin efisien Hasil Kerja Kualitas meningkat Standar mutu terpenuhi Keseragaman dan keragaman bentuk dan ukuran produk sangat akurat Selain dampak positif perkembangan mesin kantor juga mempunyai dampak negatif, yaituSulitnya mencari tenaga kerja dengan kemampuan dan keterampilan sesuai mesin yang ada Menambah jumlah pengangguran karena tenaga kerja yang dibutuhkan relatif lebih sedikit Pemeliharaan mesin yang kurang baik akan menimbulkan pemborosan Bila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode, prosedur dan pengadaan pelatihan tenaga kerja. E. Macam-macam Mesin-mesin kantor Mesin kantor merupakan alat penunjang suatu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efesien. Mesin-mesin kantor merupakan segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris, elektronis, maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan, menggandakan, atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga yang mampu memperlancar aktivitas kantor. Yang termasuk mesin kantor adalah antara telepon, internet, mesin ketik manual dan elektronikPada umumnya bila menggunakan mesin-mesin kantor walaupun melalui tahap perencanaan terlebih dahulu ditentukan beberapa dari penggunaan mesin kantor adalahUntuk menghemat tenaga kerja Akan terdapat penghematan pada daftar pembayaran atau tenega kerja dapat dikurangi untuk pekerjaan lainUntuk menghemat waktu Beberapa pekerjaan harus diselesaikan dalam suatu jangka waktu tertentuUntuk meningkatkan ketelitian, memperbaiki mutu pekerjaan Untuk mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan metode tulis tangan, pada umumnya metode tulis tangan sangat membosankan dengan adanya mesin maka diharapkan dapat mengurangi kebosanan Untuk mencegah penyalah gunaan, misal mesin untuk menulis cepat Kerugian dalam penggunaan mesin kantor antara lainMesin tidak dapat mengerjakan pekerjaan yang memerlukan kecerdasan tinggi Tingkat penyusutan beberapa mesin adalah lebih tinggi Biaya barang-barang keperluan kantor dan alat-alat tulis menulis serta biaya cetak mencetak misal dengan mesin hitung jarang terlihat Sulit mendapat operator mesin yang cakap atau biaya untuk melatih mereka terutama mesin hitung Adapun hal-hal yang perlu dipertimbangkan menurut Tjandra Sheddy N,dkk,208Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan Jenis-jenis mesin hendaknya praktis Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan Mutu mesin harus baik Macam-macam mesin kantor antara lainMesin ketik Adalah mesin yang pertama yang digunakan untuk mencetak kataMesin ketik manual Merupakan mesin ketik pertama yang digunakan dalam kegiatan perkantoran mesin ini digunakan tanpa memerlukan listrikJenis-jenis mesn ketik manuala Standar yaitu mesin tik yang mempunyai ukuran panjang rol/gandaran mulai dari 13 sampai dengan 27. Mesin tik ini dapat dipergunakan untuk mengerjakan segala pekerjaan dengan menggunakan ukuran kertas double foliob Semi standar yaitu mesin tik berukuran 13 mesin tik ini juga dilengkapi tabulator penuh. Mesin mampu mengerjakan dengan menggunakan kertas berukuran ½ kali folioc Portable yaitu mesin tik yang menggunakan panjang rol/gandaran 9 ½ hingga 10. Mesin ini akan dianggap sangat praktis karena terbentuknya yang mudah dibawa kemana-manaMesin ketik elektronik Adalah mesin ketik yang cara kerjanya digerakkan dengan mempergunakan tenaga listrikMesin ketik ini memiliki cirri-ciri sebagai berikuta Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrikb Komponen dan cara kerja mesin mekanisc Tulis-tulisannya seperti yang terdapat pada mesin tik manual sitambah saklarJenis huruf-huruf mesin tik elektrik antara laina Mesin tik elektrik dengan system huruf batangb Mesin tik elektrik dengan system huruf bolaMesin word processing Adalah mesin pengolah kata yang teknologinya lebih tinggi dan lebih otomatisKeuntungan dari mesin tik word processinga Pengetikan berulang dapat dilakukan pada tingkat empat kali produktivitas seorang juru ketik copy dan itu error free. Ketika input yang asli belum terkoneksi sehingga pemeriksaan lebih lanjut diperlukan sekalib Perkembangan penghapusan editing dan koreksi mudah dilakukan baik dalam teks yang ada dan didalam masukkan baru. Hal ini sangat berharga terutama dalam lapangan kerjac Saat perintah penghapusan editing atau koreksi tidak perlu diubah kerena akan dicetak secara otomatis dalam kecepatan maksimal dari peralatan pada koreksi harus dilaksanakan pada kecepatan manuald Banyak instalansi mempunyai kemampuan perhitungan begitu memungkinkan system untuk dikerjakan yang memerlukan kalkulasi penjualanKerugian dari mesin word processing antara laina Jika ada sangat banyak mengulangi percetakan dari memori operator mungkin akan menjadi bosan dan sehingga menjadi teledorb Akan ada suatu uraian kuasa atau peralatan akan ada gangguan pekerjaan serius, jauh lebih serius dibanding didalam kasus tentang mesin ketik konvensionalc Lingkungan didalam semakin mengedepankan peralatan sehingga diperlukan perhatian dalam beroperasi secara seksama dalam hubungan dengan kelembaban, kebersihan, tingkat kebisingan dan dimana unit layar visual di install menerangi dan menyilaukanMesin hitung uang Dikantor khususnya pegawai bank sering melakukan pekerjaan hitung-menghitung uang dalam jumlah besar yang tentunya hal ini memerlukan ketelitian dan kejujuran dari pegawai yang bertuga